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APIUP Dokumentation

Dieses Benutzerhandbuch beschreibt den vollständigen Workflow zur Nutzung von APIUP. Sollten weitere Informationen oder Anpassungen benötigt werden, lassen Sie es uns gerne unter info@apiup.de wissen!

  Registrierung

Schritt 1: Persönliche Daten eingeben

  • Marketplace zu APIUP: Klicken Sie auf den Registrierungslink im Marketplace.

  • E-Mail-Adresse und Passwort: Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort ein.

  • Aktion: Bestätigen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und klicken Sie auf „Weiter“.

  • Unternehmensdaten: Geben Sie auf der zweiten Seite Ihre Anschrift ein:
    • Firmenname oder Vorname und Nachname
    • Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt, Land

  • Aktion: Bestätigen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 2: Verbindung zu HubSpot herstellen

  • HubSpot-Verbindung: Ein neues Fenster fordert Sie auf, HubSpot zu verbinden.

  • Aktion: Verbinden Sie Ihr HubSpot-Konto, um die Integration zu ermöglichen.

Schritt 3: ABO-Auswahl

  • Auswahl des Buchhaltungssystems: Nach der HubSpot-Verbindung gelangen Sie zur ABO-Auswahl.

  • Optionen: lexware office, bexio, sevDesk, Qonto

  • Aktion: Wählen Sie das gewünschte Buchhaltungssystem aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Schritt 4: Verbindung des Buchhaltungssystems

  • Überprüfung der HubSpot-Verbindung: APIUP prüft, ob HubSpot erfolgreich verbunden wurde.

  • Buchhaltungssystem verbinden:
    • Verbindungsoptionen: Token-Eingabe oder OAuth 2.0
    • Aktion: Geben Sie den Token ein oder nutzen Sie OAuth 2.0 zur Verbindung.
    • APIUP überprüft die erfolgreiche Verbindung Ihres Buchhaltungssystems.

Schritt 5: Zahlung durchführen

  • Zahlungsabwicklung über Stripe: Ein Fenster öffnet sich für die Zahlungsabwicklung.

  • Zahlungsmethoden: Kreditkarte, PayPal

  • Aktion: Geben Sie die Zahlungsdaten ein und bestätigen Sie die Zahlung.

  • Bestätigung der Zahlung: Nach erfolgreicher Zahlung wird die Integration abgeschlossen.

Schritt 6: Aktive Verbindungen anzeigen

  • Übersicht: Nach der Zahlung gelangen Sie zur Übersicht der aktiven Verbindungen.

  • Anzeigen: Hier sehen Sie die verbundenen Systeme (HubSpot und das ausgewählte Buchhaltungssystem).

 

Anmeldung bei APIUP

Schritt 1: Login-Bildschirm

  • Beschreibung: Öffnen Sie die APIUP-Anmeldeseite und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein.

  • Aktion: Klicken Sie auf „Anmelden“.

Schritt 2: Dashboard-Übersicht

  • Beschreibung: Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie zum Dashboard mit einer Übersicht aller verfügbaren CRM- und Buchhaltungssysteme.

 

Dealtransfer – HubSpot

Schritt 1: Deal verschieben

  • Beschreibung: Verschieben Sie in HubSpot einen Deal auf „Closed Won“. APIUP erstellt automatisch ein Angebot im Buchhaltungssystem.

  • Aktion: Überprüfen Sie den Angebotsentwurf.

    Hinweis: Dealwahrscheinlichkeit von 100% notwendig
  • Eine Spalte mit einer Dealwahrscheinlichkeit von 100% („Gewonnen“) muss in HubSpot eingerichtet sein.

  • Mehrere Spalten mit einer 100%-Dealwahrscheinlichkeit sind möglich.

    Hinweis: Maximale Zeichenlänge (Dealname)

  • Lexware Office erlaubt maximal 25 Zeichen für den Dealname.

  • Längere Namen werden automatisch gekürzt an Lexware Office übertragen.

Schritt 2: Angebotsprüfung und Bestätigung

  • Beschreibung: Das Angebot erscheint als Entwurf im Buchhaltungssystem.

  • Aktion: Finalisieren Sie das Angebot.

    Hinweis: Musterfirma, Musterstadt, Musterstraße.

  • Falls Unternehmensdaten unvollständig sind, nutzt APIUP eine Musterfirma-Vorlage.

  • Achten Sie darauf, dass alle Unternehmensdaten vollständig angegeben sind.

 

Kontakttransfer – HubSpot

Beschreibung

  • Ablauf für den Kontakttransfer

    Hinweis: Vollständigkeit der Kontakte
  • Achten Sie darauf, alle relevanten Kontaktfelder in HubSpot auszufüllen.
  • APIUP prüft Unternehmensname/Nachname, Adresse, Postleitzahl, Stadt und Land.

    Hinweis: Kontaktangaben – Unternehmensname

  • In HubSpot ist eine Domain oder ein Unternehmensname erforderlich.

  • In Lexware Office muss ein Unternehmensname angegeben werden.
    Falls nur eine Domain in HubSpot hinterlegt ist, verwendet APIUP diese für Lexware Office als Namen.

    Hinweis: Kontaktangaben – Personen

  • HubSpot erlaubt Kontakte mit Vorname, Nachname oder E-Mail-Adresse.

  • Lexware Office erfordert mindestens einen Nachnamen.

  • Falls nur ein Vorname oder eine E-Mail-Adresse vorliegt, wird diese für den Nachnamen genutzt.

    Hinweis: Doppelte Kontakte

  • Kontakte werden anhand von Vor- und Nachnamen synchronisiert.

  • Bei identischen Namen kann nur ein Kontakt übertragen werden.

    Hinweis: Kontakte in Lexware Office über Hubspot löschen

  • Wenn ein Kontakt in Lexware Office gelöscht wird, dann wird der Kontakt auch in HubSpot gelöscht.

  • Lexware Office lässt das Löschen von Kontakten über ihre API nicht zu. APIUP kann deshalb keinen Löschbefehl an Lexware Office weiterleiten.
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